De apps en mogelijkheden met Microsoft 365 zijn echter veel groter en breder dan dat. Helaas zijn veel van de mogelijkheden niet bekend bij de gebruikers, waardoor er niet het maximale uit het Microsoft 365-abonnement wordt gehaald. In dit artikel vertellen we meer over een aantal handige apps om de productiviteit eenvoudig te verhogen.
Teams – samenwerken zoals u dat wilt
Steeds meer bedrijven maken gebruik van Teams. Wereldwijd is het gebruik van Teams zelfs gestegen naar 115 miljoen actieve gebruikers per dag! Dat u via Teams met collega’s kunt communiceren via de chat, in vergaderingen en met telefoongesprekken weten de meeste wel. Wat veel bedrijven echter niet weten, is dat u Teams eenvoudig naar wens kunt inrichten. Zo kunt u voor elke afdeling of projectteam een op maat ingerichte omgeving maken, gekoppeld aan de benodigde apps. Zo stemt u de omgeving af op de behoefte van de medewerkers. Het is aannemelijk dat een projectteam andere wensen en behoeften heeft dan een marketing- of salesteam. Door de Teams omgeving af te stemmen op de behoeften verhoogt u de productiviteit per team.
OneDrive – opslag in de cloud
Bestandsbeheer is in veel MKB-bedrijven een uitdaging. Een medewerker slaat een bestand lokaal op of gebruikt daarvoor een usb-stick. De usb-stick raakt een keer kwijt of er is thuis gewerkt en de bestanden zijn op locatie niet bereikbaar. Met OnDrive is dat verleden tijd. Alle bestanden worden automatisch (zolang u een internetverbinding heeft) opgeslagen in de cloud. Hierdoor zijn uw bestanden altijd beschikbaar en eenvoudig te delen met collega’s. Dit scheelt veel e-mailverkeer en werkt sneller en veiliger.
SharePoint – organiseren
De naam zegt het al; Het delen van bestanden op een centraal punt. Met SharePoint deelt u bestanden veilig en efficiënt met anderen zowel in als buiten uw organisatie. Tegelijkertijd zijn de bestanden slim en intelligent te organiseren en beheren. Door gebruik te maken van handige filters gaat er weinig tijd verloren met het zoeken naar de juiste bestanden. Een ander voordeel van het gebruik van SharePoint is versiebeheer. Door gezamenlijk in hetzelfde bestand te werken is het hebben van meerdere versies, met alle risico’s op fouten, verleden tijd. Wij adviseren u graag over de beste inrichting voor uw situatie.
OneNote – digitale noties
OneNote is misschien wel één van de minst bekende Microsoft 365 app. Het is in feite een digitaal kladblok, vergelijkbaar met de bekende post-its. OneNote is eigenlijk een digitale post-it, maar dan met handige extra’s. U kunt content toevoegen zoals documenten, afbeeldingen, e-mails en video’s. Alle relevante en/of belangrijke informatie kunt u erin kwijt, zonder dat u het kwijt kunt raken.
To Do – eenvoudig overzicht van openstaande zaken
Bent u het overzicht wel eens kwijt? Welke taken zijn al uitgevoerd en welke actiepunten staan nog open? Dat is verleden tijd met To Do. Hier slaat u al uw taken op één locatie op. Door een duidelijk overzicht is het eenvoudiger om uw tijd slim in te delen en efficiënter te werken. Een bijkomend voordeel is de perfecte integratie met bijvoorbeeld Outlook. Taken die u aanmaakt in To Do worden automatisch ook in Outlook aangemaakt, en andersom. Werkt u met meerdere collega’s in een project? Dan maakt u in enkele klikken één gezamenlijke takenlijst. Zo kunt u nog beter samenwerken.
Ontdek de mogelijkheden
De hierboven genoemde apps zijn slechts een kleine selectie van de vele mogelijkheden die Microsoft 365 biedt. Alles in Microsoft 365 is erop gericht om eenvoudiger en productiever te werken. Wilt u ook meer rendement halen uit uw abonnement? Als Silver Microsoft Partner voorziet Monteba ICT & Telefonie u graag van passend advies. We kijken samen naar uw organisatie en processen om u de best passende oplossingen en inrichting te bieden.
We zien dat er bij een groot aantal bedrijven nog veel winst valt te behalen door beter gebruik te maken van de Microsoft 365 applicaties. In de meeste gevallen is het geen onwil, maar een gebrek aan kennis. Wij helpen u graag om uw kennis bij te spijkeren en uw organisatie nóg productiever te maken.
Interesse of meer weten?
Neem dan contact op met één van onze experts. Wij helpen graag om meer rendement uit uw Microsoft 365 abonnement te halen.
Volg ons op LinkedIn